ZASADY TWORZENIA ZAKŁADOWEGO FUNDUSZU ŚWIADCZEŃ SOCJALNYC

Rzeczpospolita/ 16.07.2008 / Jadwiga Stefaniak

Firmy gospodarują środkami funduszu socjalnego według ważnego regulaminu socjalnego. Muszą go mieć bez względu na to, czy fundusz tworzą obowiązkowo, czy dobrowolnie.

W regulaminie tym określamy przede wszystkim zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej oraz warunki korzystania ze świadczeń finansowanych z jego środków.
Przygotowanie regulaminu socjalnego wymaga od pracodawcy zdobycia wielu informacji. Dzięki temu jednak praca nad tym dokumentem będzie przebiegała sprawniej i będzie on odzwierciedlał potrzeby załogi.
Treść regulaminu, w tym każdą jego zmianę, trzeba uzgodnić z zakładową organizacją związkową. Tam, gdzie działa kilka zakładowych organizacji, wszystkie lub choćby reprezentatywne przedstawiają w ciągu 30 dni wspólne stanowisko. Jeśli nie zrobią tego, pracodawca sam może wprowadzić regulamin. Tam, gdzie pracownicy nie są zrzeszeni w związki zawodowe, regulamin uzgadnia się z pracownikiem wybranym przez załogę w sposób u niego przyjęty do reprezentowania jej interesów.
Tworzenie funduszu jest wyrazem społecznej funkcji zakładu pracy, a jego adresatami są zwłaszcza rodziny o najniższych dochodach. Jest bowiem mało prawdopodobne, aby wszyscy zatrudnieni legitymowali się identyczną sytuacją socjalną, a tylko wtedy przyznanie świadczeń jednakowej wysokości można uznać za uzasadnione.
Praktyka pokazuje, że firmy dopuszczają się licznych nieprawidłowości przy sporządzaniu regulaminów socjalnych. 
Przedstawiamy najczęstsze omyłki:

1) określanie w dokumencie spraw wykraczających poza ustawowy zakres, np. zasad tworzenia funduszu i ustalania wysokości odpisu. Tymczasem kwestie te reguluje sama ustawa;
2) wyłączanie niektórych osób z grona uprawnionych do korzystania ze świadczeń socjalnych, m.in. małżonków, emerytów, pracowników przebywających na urlopach wychowawczych, pracowników podczas biegnącego wypowiedzenia warunków pracy;
3) ustalanie rodzajów i form wydatków niepodlegających finansowaniu z funduszu, np. inwestycji socjalnych (zakup ośrodków wczasowych, działek rekreacyjnych), zbiorowego dostępu do płatnych usług medycznych w formie abonamentowej oferowanych przez niepubliczną służbę zdrowia, finansowanie systemu ulg w przejazdach koleją i w dojazdach do pracy
4) posługiwanie się pozasocjalnymi kryteriami udzielania świadczeń socjalnych, jak: staż zakładowy, wymiar czasu pracy;

Opracowując regulamin, należy:

1) poznać w miarę dokładnie sytuację życiową, rodzinną i materialną uprawnionych do korzystania z funduszu;
2) stosować kryteria udzielania pomocy wyłącznie o charakterze socjalnym;

3) przestrzegać ustawowej definicji działalności socjalnej, wybierając rodzaj świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu i ich formę;
4) opracować jasne i w miarę precyzyjne reguły ubiegania się o socjalne wsparcie;
5) współpracować z zakładowymi partnerami społecznymi (organizacjami związkowymi lub z przedstawicielem załogi) w trakcie uzgadniania treści regulaminu, a następnie przy rozpatrywaniu wniosków uprawnionych.

W regulaminie funduszu należy ustalić w szczególności:

1) rodzaje i formy świadczeń socjalnych zaliczanych do działalności socjalnej, zgodnie z art. 2 pkt 1 ustawy, i najwłaściwszych ze względu na potrzeby załogi, byłych pracowników oraz ich rodzin;
2) plan przychodów i wydatków funduszu w danym roku, czyli tzw. roczny preliminarz;
3) wyodrębnienie grup dochodowych wśród załogi;
4) definicję rodziny pracownika i byłego pracownika – emeryta, na potrzeby działalności socjalnej;
5) granice wieku dzieci uprawnionych do korzystania ze świadczeń;
6) osoby nieuprawnione z ustawy, którym zakład dobrowolnie przyznał prawo do korzystania z funduszu, np. byli pracownicy pobierający zasiłki lub świadczenia przedemerytalne do czasu uzyskania statusu emeryta; konkubenci prowadzący z pracownikiem wspólne gospodarstwo domowe, członkowie rodzin po zmarłych pracownikach i emerytach, podopieczni z domów dziecka;
7) zasady i sposób pozyskiwania przez pracodawcę informacji o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób ubiegających się o pomoc;

8) częstotliwość, z jaką można ubiegać się o świadczenia danego rodzaju (raz w roku, kilka razy w roku, co kilka lat);
9) zasady korzystania ze świadczeń socjalnych współmałżonków zatrudnionych u tego samego pracodawcy;
10) tryb zgłaszania i wprowadzania zmian w regulaminie;
11) miejsce i terminy występowania z wnioskami o świadczenia socjalne przez osoby uprawnione;
12) tryb rozpatrywania i załatwiania wniosków o świadczenia z możliwością wprowadzenia wewnętrznej procedury odwoławczej w razie negatywnej decyzji o ich przyznaniu;
13) przyjęte u pracodawcy wzory dokumentów przydatnych w organizowaniu działalności socjalnej.

Aby uzgodniony i sporządzony regulamin socjalny wszedł w życie, musimy podać go do wiadomości zatrudnionych. Ogłaszamy go więc na tablicy ogłoszeń, przez firmowy radiowęzeł, udostępniamy w firmowym intranecie lub drukujemy i przekazujemy w miarę możliwości wszystkim pracownikom. Zacznie on obowiązywać po upływie dwóch tygodni od upublicznienia go w opisany sposób. Regulamin musi być ogólnie dostępny. Jest to wyraz dbałości pracodawcy o dobro pracowników (dostarczanie informacji ważnych przy realizacji uprawnień pracowniczych).
Pracownicy i inne osoby uprawnione, jako adresaci świadczeń socjalnych, powinni mieć zapewniony bieżący wgląd do regulacji zakładowych (np. w intranecie). Mają wiedzieć, o jaką pomoc i na jakich zasadach mogą ubiegać się w swoim zakładzie. Dobrym sposobem podawania wiadomości o bieżących ustaleniach w sprawie funduszu może być także corocznie wydawana w wielu zakładach informacja o działalności socjalnej na dany rok.

Opracowanie: Adam Banaszek

Więcej w Rzeczpospolitej z 16 lipca 2008 r